Tôi sẽ không bao giờ quên file Excel tính lương mà tôi từng xây dựng. Công thức trong một ô tính của nó, nếu in ra, có lẽ dài cả một trang A4.
Đó là "di sản" tôi để lại cho một công ty lớn, một "phần mềm mini" tự động hóa cơ chế tính lương phức tạp cho hàng chục chuyên gia. Tôi đã từng rất tự hào về nó. Thậm chí 5 năm sau khi tôi rời đi, nó vẫn còn được dùng.
Nhưng giờ nghĩ lại, tôi thấy hơi sợ. Sợ vì nó quá phức tạp, quá nhiều rủi ro, và nếu có sự cố, chỉ một người có kỹ năng "thượng thừa" mới có thể sửa được.
Đó cũng là lúc tôi nhận ra một sự thật cay đắng: đôi khi, thứ chúng ta tự hào nhất lại chính là rủi ro lớn nhất.
Sau 11 năm làm quản lý ở đủ mọi lĩnh vực, từ sản xuất cơ khí, thương mại, dịch vụ cho đến cả bệnh viện, tôi nghiệm ra rằng hầu hết những vấn đề lớn nhất không đến từ thị trường, mà đến từ chính những file Excel như thế này. Chúng là những người kể chuyện tài tình, nhưng thường che giấu những sự thật nguy hiểm.
Đây không phải là lý thuyết, đây là những câu chuyện thực tế mà tôi đã trải qua.
Những cuộc họp cuối quý căng như dây đàn
Chắc ai làm quản lý cũng từng trải qua cảnh này. Cuối quý, phòng Kế toán và phòng Bán hàng ngồi lại với nhau để chốt KPI. Hai bên, hai file Excel, hai cách tính, và hai con số hoàn toàn khác nhau.
Tôi đã ở trong những cuộc họp như thế. Không khí cực kỳ căng thẳng. Không ai sai cả, nhưng ai cũng khăng khăng số của mình là đúng. Vì nó không chỉ là con số, nó là lương, là thưởng, là công sức của cả một đội ngũ. Nhiều lần họp hành nảy lửa, cuối cùng cũng ra được một quy trình chung, nhưng rồi "lỗi con người" lại xảy ra. Kế toán sót một giao dịch, trả thừa hoa hồng, rồi kiểm soát nội bộ phát hiện ra, lại phải đi thu hồi. Tệ hơn là nhân viên kinh doanh đó nghỉ rồi, đòi không được thì lại quay sang phạt người tính lương.
Đó là một vòng luẩn quẩn mệt mỏi, bào mòn niềm tin và làm tốn thời gian của tất cả mọi người.
Khi chúng ta trả lương cho nhân tài chỉ để "dọn dẹp" dữ liệu
Ở một công ty cũ, chúng tôi có một hệ thống khá lớn, nhưng dữ liệu giữa các bộ phận lại không "nói chuyện" được với nhau. Mã hàng bên kho một kiểu, mã bên kế toán một nẻo.
Thế là, ít nhất hai lần một tháng, các bạn nhân sự trong team tôi lại phải cặm cụi làm một việc: xuất dữ liệu, copy, paste, chỉnh sửa từng chút một. Tôi nhận ra điều này khi thấy các bạn kêu ca phải OT. Nhìn những con người thông minh, lẽ ra phải dành thời gian để phân tích, lại đang "đổ sức người" vào những công việc thủ công, tôi thấy rất tiếc. Những kỹ năng copy-paste này sẽ chẳng thể giúp các bạn tiến xa trong sự nghiệp được.
"Không phải lỗi của anh!" - Điệp khúc muôn thuở
Đây có lẽ là câu chuyện mà tôi đi đến đâu cũng gặp. Bán hàng không có hàng để bán cho khách dù đã lỡ hứa, liền quay sang trách Kho. Kho thì báo Mua hàng không mua kịp. Mua hàng lại nói do Kế toán thiếu thông tin.
Và để tìm ra ai đúng ai sai, có khi mất cả tuần. Vì dữ liệu nằm rải rác khắp nơi: group Zalo, email, chục file Excel khác nhau. Nếu không có một hệ thống chung nơi tất cả cùng nhìn vào một chỗ, thì điệp khúc "không phải lỗi của anh" sẽ còn vang lên mãi. Uy tín với khách hàng cứ thế mà rơi rụng.
Giây phút "ngã bổ ngửa" và con số định mệnh
Nhưng có lẽ cú sốc lớn nhất sự nghiệp của tôi lại đến từ một thương vụ cực lớn. Tôi được giao làm phương án tài chính để mua một tài sản có thể giúp công ty cũ x2 quy mô. Một anh đồng nghiệp khác cũng làm một phương án song song.
Khi đặt hai file lên so sánh, tôi "ngã bổ ngửa". Phương án của anh ấy có những con số đẹp một cách khó tin. Vốn cùng là dân kiểm toán, tôi rất nhạy với những thứ "quá đẹp". Tôi đã mất nửa ngày trời để mò mẫm, và cuối cùng phát hiện ra một sự thật kinh hoàng: trong một vài ô nhỏ, anh ấy đã điền "số chết" (nhập tay) thay vì dùng công thức, chỉ để cho ra kết quả như ý.
Thật may mắn là dự án đó không thành công. Chứ nếu chúng tôi dùng những con số đó để ra quyết định, có lẽ công ty đã gặp đại họa.
Giọt nước tràn ly và con đường tôi chọn
Sau tất cả những trải nghiệm đó, giọt nước tràn ly đến vào một ngày tưởng chừng rất bình thường. Tôi được yêu cầu thêm vài phòng ban mới vào hệ thống kế toán. Một việc nghe có vẻ đơn giản, nhưng tôi đã phải import hơn 300 tài khoản kế toán con, cập nhật lại toàn bộ file Excel báo cáo "thần thánh". Tôi mất gần 3 tuần chỉ để làm việc đó.
Nó thực sự khủng khiếp.
Chính lúc đó, tôi quyết tâm phải "tìm đường cứu nước". Tôi không thể chấp nhận việc quản trị một doanh nghiệp lại có thể mong manh và rủi ro đến vậy. Và con đường đó đã dẫn tôi đến với ERP.
Giờ đây, với tôi, dữ liệu gốc (master data) là tối quan trọng. Một hệ thống phải có khung xương vững chắc, các quy trình phải rõ ràng, không ai được phép tùy tiện sửa xóa dữ liệu lịch sử.
Nếu bạn đọc đến đây và thấy câu chuyện của mình trong đó, có lẽ chúng ta có cùng một nỗi trăn trở.
👉 Hãy đặt lịch một buổi trò chuyện. Tôi và các cộng sự tại BANNA sẽ lắng nghe câu chuyện của bạn. Chúng ta sẽ không nói về phần mềm. Chúng ta sẽ nói chuyện như những người làm quản lý với nhau, để tìm ra cách giúp doanh nghiệp của bạn thực sự khỏe mạnh từ bên trong.
Công thức Excel dài cả trang A4 và những gì tôi học được sau 11 năm làm quản lý